專案管理 PMP (3)

教學目標

初步了解有關專案管理 PMBOK 第六版的基本概念。(此篇屬於課程心得筆記分享)

重點概念

首先啟動會議主要是贊助者期望大家重視專案,以利提高專案能見度,主要會進行三件事情佈達、團隊組建和舉辦時機。通常小型專案在規劃初期,大型專案在執行初期,因為需要等人都到齊。

接著專案發起主要在於解決問題和創造機會,指派專案經理的最佳時機為發展專案章程時。章程是發起人正式授權的文件,高階主管為專案贊助者也就是發起人,專案經理應訪談發起人確認要簽名的章程文件。其中章程主要有二個目的,分別為取得正式授權和確認方向,此外章程主要有兩個投入,分別為協議和商業文件,協議則有口頭協議、書面協議和契約 (合約),而商業文件主要有兩個重點文件,分別為:

  1. 商業企劃案
  2. 效益管理計畫書

透過商業企劃案進行可行性評估,評估想法的可行性,也就是評估若可行會不會賺錢,以及透過效益管理計畫書預先設定專案的各階段效益是多少,以利當作是未來的衡量基準。

再來專案管理計畫書需要不斷修正和交互影響,所謂專案管理計畫書主要有十二個,分別為:

  1. 範疇管理計畫書
  2. 時程管理計畫書
  3. 成本管理計畫書
  4. 品質管理計畫書
  5. 資源管理計畫書
  6. 溝通管理計畫書
  7. 風險管理計畫書
  8. 採購管理計畫書
  9. 需求管理計畫書
  10. 變更管理計畫書
  11. 構型管理計畫書
  12. 利害關係人管理計畫書

其中非專案管理計畫即為專案文件,專案文件為預先規劃,並且需要不斷更新文件。此外專案管理計畫書會根據三大基準用以衡量專案績效,主要有範圍基準、時間基準和成本績效,其中範疇基準主要包括專案範疇說明書、工作分解結構和每個工作包的工作分解結構說明書。至於投入主要有計畫書和新規定,產出主要看得到的可交付成果和看不到的工作績效,至於工作績效主要有三種層次,分別為:

  1. 工作績效資料:原始資料
  2. 工作績效資訊:差異分析
  3. 工作績效報告:決策使用

最後知識管理可分為外顯可寫成文件和內隱表達的知識,知識管理主要目的在於建立信任的氣氛,讓人們願意分享,因此管理專案知識主要是創造信任環境而非知識分享,並且我們能夠透過科技工具進行資訊管理。

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