專案管理 PMP (5)

教學目標

初步了解有關專案管理 PMBOK 第六版的基本概念。(此篇屬於課程心得筆記分享)

重點概念

首先範疇管理主要確保專案達到目標所需完成的工作事項,並且拒絕不在工作分解結構的多餘工作,因此範疇管理關鍵在於不多不少剛剛好,主要有六個子過程,分別為:

  1. 規劃範疇管理
  2. 蒐集需求
  3. 定義範疇
  4. 建立工作分散結構
  5. 確認範疇
  6. 管制範疇

接著範疇管理計畫書提供如何定義、發展、監視、管制以及確認專案範疇的指導方針,請注意範疇管理必須將可交付成果經由外部利害關係人進行確認才算完成。而規劃範疇管理主要參考章程和主要產出為範疇管理計畫書和需求管理計畫書,建立管理計劃書的標準處理流程之後,接著就會進行蒐集需求,需求主要在蒐集利害關係人需求,所以需要參考專案管理計畫書中的利害關係人參與計劃書和專案文件中的利害關係人登錄表,並且需要考慮搜集需求的方法,所以將會有專家判斷、資料蒐集、資料分析、決策制定、資料呈現、人際關係與團隊技巧、系統關聯圖和原型等工具與技術。蒐集需求最基本的是用於訪談,訪談主要分為一對一和一對多,一對多主要有焦點團體和促進,焦點團體和促進的差別在於焦點團體主要為針對同質性的團體,所以提出的需求較不會相互衝突,而促進主要為針對異質性的團體,所以提出的需求較會相互衝突,因此我們會先進行焦點團體之後,再將衝突性的需求搜集起來進行促進。請注意蒐集需求需要參考專案章程和商業企畫案,以利建立需求相關文件和需求追溯矩陣。

再來當有了需求之後,我們就能夠透過這些需求定義範疇,以利產生範疇說明書。範疇主要可分為產品範疇和專案範疇,產品範疇主要是依據產品需求以衡量完成,專案範疇主要是依據專案管理計畫書以衡量完成。更進一步規劃,我們會先將範疇進行切割,所以我們將會建立工作分解結構,工作分解結構主要是所有專案規劃的最基礎文件,可以用於估算時程、成本、資源和評估風險,主要參考專案文件的範疇說明書,然後進行分解產生工作分解結構,分解主要是將可交付成果分解成較小單位的工作包 (小於等於八十小時或小於等於二週),以便有效控制專案時程,請注意工作包請勿寫成動詞,而是依工作包展開的活動才能夠寫成動詞。最終將會建立範疇基準,所謂範疇基準主要是由獲准專案範疇說明書、工作分解結構以及工作分解結構說明表所組成,以利當作日後比較的基準。

最後確認範疇主要是監控過程,所以投入就是基準對上績效,基準就是專案管理計畫書,而績效就是專案文件、已驗證可交付成果和工作績效資料。此過程主要是針對已接受的可交付成果進行驗證,所以將會使用檢驗工具與技術,以衡量、檢查和確認的方式決定工作與可交付成果是否達到需求與產品的允收準則,主要會針對已驗證證可交付成果進行檢驗產生已接受的可交付成果。此外工作績效資料經過監控分析就會升級為工作績效資訊。至於管制範疇主要就是針對範疇進行有效性的監管,也就是在監控產品範疇和專案範疇的狀態,並且管理範疇基準的變更,其中監控工具主要就是使用變異分析,用於比較輸入的基準與實際工作績效是否差異在門檻之內,同時也會將工作績效資料經過變異分析就會升級為工作績效資訊,所謂工作績效資訊就是基準與績效比較的差異結果,以利提供範疇決策的基礎。

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