專案管理 PMP (6)

教學目標

初步了解有關專案管理 PMBOK 第六版的基本概念。(此篇屬於課程心得筆記分享)

重點概念

首先專案時程管理過程主要確保專案按時完成應完成事項,也就是說專案經理的責任是控制在預算內如期完成專案,主要有六個子過程,分別為:

  1. 規劃時程管理
  2. 定義活動
  3. 排序活動
  4. 估算活動期程
  5. 發展時程
  6. 管制時程

規劃時程管理中的時程管理計畫書主要是說明未來如何進行時程管理各子過程的指導方針,以及時程管理中需要使用的工具與技術,也就是建立發展、監視和管制時程的準則與所需要的活動。定義活動主要目的就是將範圍再分解,也就是定義專案的各項活動,包括確認計畫應完成的工作,並且記錄於文件中,所以主要會投入專案管理計畫書,並且使用分解和湧浪規劃法的工具與技術,產出活動清單、活動屬性和里程碑清單,在時程管理中,需要分解至活動,代表完成可交付成果的工作包,也就是當工作包分解為活動。

接著當有了活動清單和活動屬性就能夠開始排序活動,所以主要會投入專案文件,並且使用順序圖示法、判定與整合相依關係、提前與延後、…等工具與技術,產出專案時程網路圖,其中活動關係主要有四種,分別為開始開始 (SS)、開始結束 (SF)、結束開始 (FS) 和結束結束 (FF),請注意時程網路圖中的匯流和分流將會提高風險機率和影響衝擊。但是排序僅能夠看出前後關係,此時估算活動期程才能夠了解更多有關活動的詳細資訊,所以主要會投入專案文件,並且使用類比估算法、參數估算法、三點估算法、由下而上估算法、…等工具與技術,產出期程估算和估算基礎,請注意估算主要由專案團隊中最熟悉活動內容者進行估算,尤其是專業性工作。至於類比估算法主要是參考歷史大數據,發展專案章程通常使用類比估算,參數估算法主要是依據單一小數據進行縮放,三點估算法主要有三角和 Beta 兩種計算方式,三角公式為 (P + M + O) / 3 ,預設 Beta 公式為 (P + 4M + O) / 6,以及由下而上估算法主要由活動進行估算。此外因為估算活動期程僅估算單一活動的期程,而非整體活動的期程,因此不需要考慮活動之間排序的結果,也就是說當我們定義活動產出活動清單和活動屬性之後,就能夠同時進行排序活動和估算活動期程,請注意里程碑主要是專案的重要時刻或顯著事件的時間點,本身不是活動,所以沒有期程,也就是期程為 0。此外當我們估算時因為要考量到風險,所以會進行儲備分析。

再來當完成排序活動和估算活動期程之後,我們就會全部起來發展時程匯總起來發展時程,主要會投入專案文件,並且使用時程網路分析、要徑法、資源優化、資料分析、時程壓縮、敏捷發布規劃、…等工具與技術,產出時程基準、專案時程、時程資料和專案行事曆,關鍵步驟主要在於確定專案里程碑、辨識與排序活動以及估算期程。其中要徑法是唯一時程管制的方法,也就是最長路徑,同時也代表完成專案最快時間。此外彈性時間我們稱為浮時,並且我們能夠使用資源撫平和資源平滑的技術進行資源優化,當要徑法需要考慮資源需求限制,此時進行資源撫平,也就是拿掉資源將會增加時程,並且要徑可能改變,至於資源平滑在沒超出限制進行資源調整,也就是將資源均化,期程不增加,並且風險降低。

最後不能為了趕工改變範疇,並且專案一開始做假設以利於規劃,也就是進行假設情境分析,至於有關時程的資料分析主要有實獲值分析、趨勢分析、變異分析、績效審查和假設情境分析。此外若真有必要進行趕工則時程壓縮主要有縮時趕工和快速跟進。其中縮時趕工就是加班主要會增加成本,但是人天數不一定增加,快速跟進法則是在資源充沛不重疊或不同資源進行。管制時程主要監控時程管理的有效性,管制時程主要會再進行時程的調整,此時將會產出時程預測值,請注意時程預測值為績效,而在建立時程模型,被核准的專案時程就是時程基準,並且我們針對不同目標群眾需要提供最適合的時程圖進行參考,像是甘特圖。

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