專案管理 PMP (7)

教學目標

初步了解有關專案管理 PMBOK 第六版的基本概念。(此篇屬於課程心得筆記分享)

重點概念

首先專案成本管理包括為確保專案能在獲准的預算內完成,而對成本進行規劃、估算、編列預算、融資、籌資、管理,以及管制的各項過程。其主要有四個子過程,分別為:

  1. 規劃成本管理
  2. 估算成本
  3. 決定預算
  4. 管制成本

一開始規劃成本管理主要是參考專案章程中的預算和專案核准需求,以及專案管理計畫書,以利發展成本管理計畫書,此外在規劃專案成本的過程中,我們會使用資料分析技術中的備選方案分析審查策略性募資的選項,像是自籌資金、股權融資或債務融資。至於成本管理計畫書主要是一份記載專案的成本將會如何被規劃、建立和管制的文件,主要內容有:

  1. 資源衡量單位
  2. 精確度層級
  3. 準確度等級
  4. 管制門檻
  5. 組織程序連結
  6. 績效衡量規則
  7. 相關的報告格式
  8. 其它細節

接著估算成本就是進行單一活動或工作包的估算,若是要從工作包層級進行估算,則要參考範疇基準,因為我們需要參考範疇基準中的 WBS 和 WBS 說明表了解每個 WBS 的工作範圍。但若要從活動層級進行估算,則需要有活動清單和活動屬性,此時主要會參考專案時程,因為專案時程中就會有活動的列表和屬性的說明,以及將會因應風險管理所需的儲備金進行概估,請注意成本估計值是特定時間點的預測值,其精確度將會隨專案生命週期而逐漸提升。至於估算模式主要有四種估算法,分別為類比估算法、參數估算法、由下往上估算法和三點估算法,其中類比估算和參數估算主要是以歷史資料進行估算,由下而上會以工作分解結構估算正確性越細越準但複雜度更高,三點估算法則會考量成的不確定性與風險改善單點成本估算法的準確度。此外我們還需要進行資料分析,同時也是儲備分析,也就是風險準備金,產出的結果就會是成本估算值加估算基礎。

再來當估算好個別成本之後,我們就會進行決定預算,決定預算最重要的工具和技術就是成本匯總,成本匯總主要包括二種成本,其中一種是專案成本也就是基本的工作包和活動成本,專案成本的匯總就是 1+1=2 ,另一種是儲備成本,儲備的匯總就不會是 1+1=2 ,每個專案會有不同的匯總方式,至於總和則是成本匯總,最終需要建立成本基準和專案資金需求,成本基準包括應變儲備,將成本基準加管理儲備就是資金需求。請注意決定預算主要重點在於成本匯總,成本基準包括應變儲備,至於工作包屬於決定預算,而非估算成本,因為工作包成本估算,主要是從活動匯總而來,所以就是決定預算,若不從活動而來,就是估算成本。

最後管制成本主要是藉由監視專案狀態,以更新專案成本與管理成本基準變更的過程,屬於監控過程所以就會是基準對上績效。所以管制成本是以成本績效指標準找出正向與負向的成本差異進行矯正措施或預防措施,以利風險降至最低。至於可用於管制成本的資料分析技術主要有四種,分別為實獲值分析、變異分析、趨勢分析和儲備分析,其中實獲值分析主要整合了範疇基準、成本基準和時程基準以形成績效衡量基準,也就是將實獲值 (EV)、計畫值 (PV) 和實際成本 (AC) 進行比較,找出其之間的差異。至於差異分析常用於實獲值管理,以利說明成本變異 (CV=EV-AC,CV>0 代表成本控管好)、時程變異 (SV=EV-PV,SV>0 代表時程控管好) 和完工變異 (VAC=BAC-EAC,BAC 為完工預算,EAC 完工成本預估值) 的原因、影響及矯正措施。更進一步我們會透過趨勢分析檢驗專案績效隨時間變化的情況,以確定績效是持續改善或逐漸惡化,此外儲備分析主要被用於監視專案的應變與管理儲備的狀態,以決定這些儲備是否仍有需要,或需要申請額外的儲備。

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