專案管理 PMP (8)

教學目標

初步了解有關專案管理 PMBOK 第六版的基本概念。(此篇屬於課程心得筆記分享)

重點概念

首先專案採購管理包括專案團隊對外採購或獲得所需產品、服務或成果的各項過程,其主要有三個子過程,分別為:

  1. 規劃採購管理
  2. 執行採購
  3. 管制採購

一開始規劃採購管理主要是決定要不要外包,若需要則要擬定外包計畫,並且開出採購清單與規格、訂出找賣方的遊戲規則。其中採購管理千萬不能自行決策,採購主要是由採購管理人所負責主導品,而非專案經理,請意專案經理在規劃契約時,因為他是最了解專案風險的人員,因此,專案經理需要確保契約內包括適當的條款及條件,以應對專案風險。在規劃採購管理過程中,買方舉辦會議邀請潛在賣方參與,目的是為制訂良好的採購方向。此外採購談判主要是在契約簽訂之前,並且在規劃採購管理過程中所使用的工具專家判斷的主要作有兩點,分別為:

  1. 製作或修訂將用於評估賣家建書之評選準則。
  2. 協助確認各項與採購議題、條款或條件等相關的法律事宜。

接著採購最終目的在於降低風險和成本,而需求是趨動採購關鍵因子,採購需求主要是參考範疇基準,採購工作說明書主要會參考 WBS 說明書和範疇說明書,請注意採購管理計畫書的詳細程度代表組織重視採購程度。此外採購協議涵蓋較廣,而契約較具法律的效益,其中協議包括契約,請注意契約一簽定之後就不能修改,若是需要修改則要提變更,至於採購的契約類型主要三種,分別為:

  1. 固定價款 (FP):買方喜歡。
  2. 成本可償還 (CR 或 CP):賣方喜歡。
  3. 工料計價 (T&M):專家確認。

若是清楚了解規格就採用固定價款契約,固定價款契約對於買方的財務風險是最低的。但是僅採用固定價款契約,只能達到不會讓組織受到財務風險,但若是採用固定價款加激勵費用契約,則可以達到較容易讓買賣雙方皆有一定的目標與共識,因為加入激勵費用較容易讓賣方產生動力,而激勵費用在契約簽訂時即決定好了,除非範疇發生變更,不然激勵費用是不會隨著專案的實際成本而發生變化,所以不會對買方的財務造成風險。此外若是該專案團隊對於外包的範疇內容細節所知很小,所以成本加固定費用契約可以使得買方在契約執行時不需修改契約,而具有確定具體需求的靈活度。

再來在執行採購過程中,專案經理可以在此過程中進行採購協商以取得最佳的契約金額。以及使用專家判斷主要是為了賣家建議書。此外執行採購主要會進行詢價和選擇賣方,詢價主要會使用廣告和投標會議的工具與技術,選擇賣方主要會使用提案書評估和採購協商的工具與技術。賣方會根據投招標文件提供賣方提案書,以利買方進行評估。至顧廣告主要是擴大採購供應商,投標人會議是在投標前的會議。請注意會議中或之後的問題皆要統一提供給所有供應商,以利符合公平原則,無差別待遇原則,並且確認所有預期的賣方皆對本次採購有相同的理解,因此買方有義務回答賣方所提出的問題。至於採購協商目的在於達成協議,也就是最後議價的機會。

最後在管制採購過程中,主要是確保買賣雙方皆有按契約行事。而付款條件主要為賣方完成的結果。其中管制採購的問題,採購績效審查目的是為了確定履約狀況,主要是將契約的品質、資源、時程,以及成本績效依照協議,以進行衡量、比較與分析。此外工作績效資訊主要是提供問題等清單,以利後續求償,求償管理主要會先雙方先談,接著才會請第三方協調仲裁,再來才是法院訴訟,請注意求償時返回信件是非常重要的法定資料。至於結束的採購通常是買方簽定的一張書面證明,主要是由採購管理人員進行負責,專案經理陪同。因此賣方需依據協議來產出可交付成果,而買方也需依據協議來檢查賣方之可交付成果,若遇雙方對於協議有爭議時,即可使用求償管理來協商出最佳的做法。

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