專案管理 PMP (9)

教學目標

初步了解有關專案管理 PMBOK 第六版的基本概念。(此篇屬於課程心得筆記分享)

重點概念

首先規劃資源管理重點在於建立管理計劃書和團隊章程,至於團隊章程主要用於管理敏捷團隊,同時也就是基本規則,主要是團隊成員共同守原則,至於查看個人或小組則會參考責任分派矩陣。資源主要分為二種,分別為團隊和實體,團隊就是人,實體就是非人,大型專案會用到的實體種類非常多。規劃資源管理主要會產生資源管理計劃書,也就是最高指導準則,資源管理計畫書可以分開撰寫,分別為團隊資源和實體資源。而估算活動資源主要就是依據資源管理計劃查看哪些活動將能夠用哪些資源,其中估算方法主要有三個,分別為由下往上估算、類比估算和參數估算法,至於三點估算僅會用於時間和成本,而不會用於資源,產出就是資源需求、估算基礎和資源分解結構。請注意所謂工作分解結構主要是可以完成什麼事,而活動則是如何做哪些事情。

接著獲得資源主要會透過協商和虛擬團隊,虛擬團隊可用於獲得資源和發展團隊。功能經理為各科部長擁有專案所需的資源,所以專案經理和功能經理需要常常協調達到雙贏。沒有足夠資源時先找專案經理,再找功能經理,最後找贊助者。當專案經理遇上人力資源相關的問題時,應該先向功能經理尋求協助,因為只有功能經理擁有人力資源的掌控和指派權限,若是功能經理無法提供或協助時,才需要向上尋求發起人的協助。發起人若有出錢就是贊助者,當然贊助者會期望專案能夠帶來商業價值,專案經理不會常常去找贊助者,因為有充份授權,所以必須主動化解問題,除非真的沒有辦法時,才會找發起人或贊助者進行協助。發展團隊重點在於團隊績效評量,除了個人能力提升之外更重要為團隊進行組建,團隊中每一個人皆會有明確的角色和責任,避免權責不分,而角色通常是成員在團隊中的職稱,責任則是做事的概述,另外職權和職能也非常重要,其中職權負成敗之責,而職能為適應能力,此外專案管理團隊又稱核心式決策相關的團隊。而團隊的發展主要有五個階段,分別為:

  1. 組建:禮貌。
  2. 風暴:衝突誤會 1+1<2。
  3. 正軌:信任共同工作效益 1+1=2。
  4. 風采:綜效 1+1>2。
  5. 解散

當專案團隊成立時,專案經理就有責任讓專案團隊成員盡快認識與熟悉對方,所以組建階段是介紹團隊成員的好時機。主要重點在於在正軌階段產生信任和在風采階段完全互信。以及我們更能夠在團隊組建時透過集中辦公類似戰情室加速團隊迅速升溫。

再來管理團隊最重要在於打考績,所以衝突在所難免,主衝突基本上是良性,直到無法解決時,則專案經理才需進行處理,請注意衝突優先讓當事人自行解決,主要有五種方式解決衝突,分別為:

  1. 撤離/迴避:擱置,以後再說。
  2. 緩和/接納:強調雙方共同處。
  3. 妥協/和解:各退一步。
  4. 強迫/命令:專案經理說了算。
  5. 合作/問題解決:問題解決主要找出根本原因為主,並且採納多方觀點與見解。

最後資料呈現主要有階層圖、分派矩陣和純文字格式。所謂階層圖主要呈現出不同組所負責的功能,也就是是對應工作事項的內容。而分派矩陣的重點在於 RACI,其中 A 只能有一個,R 可以很多,C 咨詢意見和 I 僅需通知,有效通知利害關係人非常重要。為了完成活動將會需要計算活動所需要的資源,並且在過程中會需要根據活動清單和活動屬性進行估算,其中估算基礎主要是用於解釋資源是妥善應用。而每個資源行事曆不同資源會有各自的行事曆,當然我們也會透過備選方案分析以利省錢達到相同效果,而多準則決策分析主要會依照不同面向進行獲得資源的分析,獲得資源主要會將所有人或實體的資源行事曆進行匯整和更新,請注意更新人事資料主要就是進行企業環境因素的更新。至於預分派主要是在獲得資源之前就先在專案章程中規劃已經到位的人或資源,而要如何與功能經理要資源就是協商。

相關資源