工作心得

訓練課程 SAS (5)

基本介紹

教學目標

主要分享參與訓練課程的工作心得筆記,其中的有關文件和流程基本概念非常重要。

重點概念

首先今天總算完成五天訓練課程,今天則主要是針對前四天訓練課程,給予回饋以利持續改善後續的訓練課程,並且深入思考如何有效將訓練課程的內容導入至目前現有的流程系統中,前四天訓練課程內容主旨,分別為:

  1. 了解文件產生系統重點概念。
  2. 透過文件產生系統自動產生文件。
  3. 透過文件產生系統進行安裝與設定。
  4. 透過文件產生系統進行驗證和管理。

接著針對訓練課程的內容,主要有八個重要的問題,分別為:

  1. 請說明訓練課程的時間長度是否適當?
  2. 請說明將會導入訓練課程中哪些的流程內容?
  3. 請說明不會導入訓練課程中哪些的流程內容?
  4. 請說明訓練課程的結構要如何改善?
  5. 請說明訓練課程中針對流程的三個改變?
  6. 請說明訓練課程中哪一個內容最實用?
  7. 請說明訓練課程中哪一個內容需改進?
  8. 請說明針對訓練課程有哪些建議?

再來我個人認為這五天的訓練課程非常有趣,講師透過文件產生系統介紹一系列的安裝與設定流程,我們除了當學生聽課之外,更需要上台透過白板或簡報與同事們分享經驗,全程英文分享與問答,彼此互相分享不同國家的安裝與設定經驗,並且進行討論與分享,其中主要分享的經驗主要有三項,分別為:

  1. 訓練課程中現場實作的心得。
  2. 在客戶端導入新平台的經驗。
  3. 目前國內安裝與設定的流程。

最後文件產生系統還是有許多需要改善的功能和方向,所以若要導入該系統至國內應用,則我們則需要先了解目前流程痛點,以利進行流程導入與整合。此外雖然每個國家流程階段皆有些差異,但是大方向的流程階段大致相同,大致可以分為六個階段,分別為:

  1. 前置銷售服務。
  2. 銷售服務。
  3. 顧問專案服務。
  4. 前置安裝服務。
  5. 安裝與設定服務。
  6. 客戶交付服務。

總結這五天的訓練課程讓我們有機會與不同國家的同事進行交流與討論之外,更能夠了解不同國家的流程差異之處。此外透過上台分享與討論,讓我們在短時間內找出困擾已久問題的解決方式,這也是非常大的收獲。

註:今天值得反覆且深入思考如何有效將訓練課程的內容導入至目前現有的流程系統中。

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訓練課程 SAS (4)

基本介紹

教學目標

主要分享參與訓練課程的工作心得筆記,其中的有關文件和流程基本概念非常重要。

重點概念

首先我們每日應該寄任務摘要細項和客戶問題清單給專案經理了解進度之外,還會需要確認透過文件產生系統自動產生文件的內容,我們透過文件產生系統產生的文件至少能夠分為五大類的文件類型,分別為:

  1. 架構設計文件 (Design)。
  2. 前置安裝文件 (Pre-installation)。
  3. 安裝報告文件 (Installation Report)。
  4. 驗證報告文件 (Validation Report)。
  5. 進度報告文件 (Daily Status Report)。

接著我們能夠透過 Microsoft Office Word 軟體針對文件產生系統自動產生的文件進行自動校閱的功能,主要有三個主要功能,分別為:

  1. 新增註解 (Add a Comment)。
  2. 拼音檢查 (Check Spelling)。
  3. 追蹤修訂 (Change Tracking)。

再來文件產生系統有許多針對安裝與設定文件實用的功能,其中主要有四個實用且關鍵功能,分別為:

  1. 搜尋 (Search)。
  2. 複製 (Clone)。
  3. 書籤 (Bookmark)。
  4. 更新 (Update)。

此外我們若要提高安裝品質,則最常見的品質管理方法就是 PDCA 循環,主要有四個階段,分別為:

  1. 規劃 (Plan)。
  2. 執行 (Do)。
  3. 檢查 (Check)。
  4. 行動 (Action)。

最後我們理應能夠透過文件產生系統符合 PDCA 循環,以利持續改善安裝與設定品質。從一開始的規劃我們能夠搜尋之前類似的專案,並且複製專案,以利執行,同時透過書籤持續進行檢查,並且當專案每日狀態更新時上傳資料至文件產生系統,以利持續改善安裝與設定品質。

總結當我們正式前往客戶端進行安裝與設定時,請確認架構設計文件、前置安裝文件和安裝報告文件是否完整,並且當安裝與設定完成之後,請更新驗證報告文件,以及當我們進行安裝與設定的過程中,請每日提供進度報告文件給專案經理,同時更新資料至文件產生系統中,以利持續改善安裝與設定品質。

註:今天值得反覆且深入思考要如何有效整合文件軟體、系統與流程,以利持續改善安裝與設定品質的方法。

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訓練課程 SAS (3)

基本介紹

教學目標

主要分享參與訓練課程的工作心得筆記,其中的有關文件和流程基本概念非常重要。

重點概念

首先當我們安裝與設定 SAS 軟體完成之後,將會需要進行後續設定,所謂後續設定就是手動設定或客製設定,此時我們能夠透過文件產生系統自動建立安裝報告文件,在安裝報告文件有關安裝與設定完成之後的重要資訊,主要有四項,分別為:

  1. 後續設定。
  2. 服務啟動與關閉。
  3. 系統記錄檔位置。
  4. 網站應用程式網址。

接著當我們後續設定 SAS 軟體完成之後,將會需要進行自動驗證,所謂自動驗證就是在 Windows 平台中執行批次檔就能夠自動開啟網站進行驗證,並且擷取畫面,同時若系統有 Office Word 軟體就能夠自動產生驗證報告文件,這是一件讓人非常驚豔的功能。為了能夠自動驗證,我們則必須先建立自動驗證的相關套件,所以需要先從文件產生系統下載自動驗證相關套件檔進行匯入,以及下載自動驗證的批次檔自動產生驗證報告文件。 因此自動驗證批次檔主要有四個步驟,分別為:

  1. 自動登入驗證網站。
  2. 自動執行驗證功能。
  3. 自動擷取驗證畫面。
  4. 自動產生驗證文件。

再來當我們自動驗證完成之後,將會需要回報進度和問題,所謂回報進度和問題就是針對部署細項任務評估完成時間,以及針對客戶端所面臨的問題進行記錄。其中針對部署細項任務評估完成時間主要有四個量化指標,分別為:

  1. 完成比例。
  2. 估計時間。
  3. 花費時間。
  4. 延誤時間。

至於針對問題進行進行記錄則主要有下述七項資訊,分別為:

  1. 標題。
  2. 狀態。
  3. 說明。
  4. 優先權。
  5. 追蹤碼。
  6. 建立日期。
  7. 解決日期。

此時我們將能夠透過文件產生系統自動線上更新回報進度和問題的資訊,以利專案經理根據不同的部署專案進行追蹤。

最後不同國家有符合當地客戶需求和法規之安裝與設定的最佳實務,因此不同國家所採用的方法將會有不同的優點或缺點。但是大方向的部署流程理應要有個標準,以利後續不同國家之間協同合作,此時文件產生系統就能夠提供標準流程框架的系統,讓不同國家針對部署流程以文件為基礎建立更加完善且符合標準的部署流程。同時我們更能夠透過內部的社群網站與專家進行即時的討論,以利在最短的時間內解決問題,請注意社群平台不等同知識平台,兩者差別在於社群平台主要是專家在線上針對問題即時回答,而知識平台則是匯整一系列的理論和實務教學,並無法針對問題即時回答。

總結透過文件產生系統將能夠協助我們進行後續設定、自動驗證和回報進度與問題。同時針對回報的問題我們可以嘗試著先透過內部社群尋求專家協助解決問題。

註:今天值得反覆且深入思考如何有效的回報進度給專案經理,以利協助專案順利進行,主要有二個重要的資訊,分別為:

  1. 評估時程。
  2. 追蹤問題。

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相關資源

訓練課程 SAS (2)

基本介紹

教學目標

主要分享參與訓練課程的工作心得筆記,其中的有關文件和流程基本概念非常重要。

重點概念

首先我們主要在一台虛擬機器進行 SAS Office Analytics 的安裝與設定,同時透過文件產生系統中存在的設計建立專案,主要有三個步驟,分別為:

  1. 了解如何產生安裝估計時程。
  2. 了解如何產生基本安裝規格和設定資訊。
  3. 了解如何複製存在類似的設計和更新客戶資訊,同時進行設計審核流程。

其中我們主要透過文件產生系統根據不同專案的資訊自動建立以安裝者為主的任務時間估計文件,此時我們就能夠以此文件為基礎將安裝與設定工作任務進行細分產生統計報表,以利專案經理製作工作說明書文件時進行參考。

接著規劃前置安裝工作坊,主要可以透過 Outlook 軟體安排前置安裝工作坊的會議時間,目的主要是通知客戶正確的前置作業職責和確認任何附加工作客戶無法進行需要 SAS 協助,主要有三個步驟,分別為:

  1. 前置安裝工作坊規劃和概觀。
  2. 產生客戶信件請求和前置作業檢查表。
  3. 參與前置安裝工作坊與客戶進行討論。

其中我們主要透過文件產生系統根據不同專案的資訊自動建立客戶信件請求和前置作業檢查表,至於前置作業檢查表則主要有不同類型的檢查項目,像是基本資訊、安裝媒體、第三方軟體、伺服器建置、使用者帳號、客戶端工具、資料來源、… 等類型的多項任務必須在安裝之前進行確認。

再來我們透過存在的安裝規劃檔和 DEPOT 安裝檔進行安裝,同時透過文件產生系統的安裝套件產生相關文件和驗證測試。所有產品的 DEPOT 安裝檔主要皆由美國產生,接著分散至各個國家,並且針對不同客戶需求的解決方案透過 SAS 下載管理員從美國下載適當的 DEPOT 安裝檔。並且我們透過 DEPOT 安裝檔進行安裝與設定的步驟主要有三個階段,分別為:

  1. 安裝軟體 (Binaries)。
  2. 更新軟體 (Hotfixes)。
  3. 設定軟體 (Configurations)。

其中專案經理可能會問 HotFix 為何沒有包括在 DEPOT 安裝檔中?所以在最佳實務中我們會透過 SAS 下載管理員工具下載最新的 HotFix 檔案,主要透過 SAS Hot Fix Analysis, Download and Deployment Tool (SASHFADD) 工具在設定前檢查 HotFix 檔案,所以我們必須先下載和更新完成之後才能夠進行設定。

最後我們更能夠透過文件產生系統自動產生驗證報表文件,我們針對專案的範圍選擇適當的驗證報表文件進行測試,同時當在客戶端有問題時就要先進行解決,避免影響至下個客戶的安裝與設計。在進行任何設定時,若是虛擬環境則建議在每個階段建立快照。

總結透過標準文件進行安裝與設定理應能夠提高品質,但是現實則是需要長時間的持續改善,所以除了標準文件之外,我們還需要有量化方法以利評估每次的安裝是否更加完善,此時文件產生系統就能夠透過量化方法持續改善,以利提高安裝與設定的品質。

註:今天值得反覆且深入思考的安裝與設定階段,主要有七個階段,分別為:

  1. 準備安裝 (Preparation & setup)。
  2. 安裝設定 (Metadata and Compute and Mid and Client Tier)。
  3. 後續設定 (Additional configuration)。
  4. 標準驗證 (Standard Install Validation)。
  5. 系統管理 (Administration)。
  6. 製作文件 (Documentation)。
  7. 交付文件 (Hand over)。

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訓練課程 SAS (1)

基本介紹

教學目標

主要分享參與訓練課程的工作心得筆記,其中的有關文件和流程基本概念非常重要且實用。

重點概念

首先在新公司工作滿半年,這週就被公司派來香港學習「安裝與設定流程的訓練課程」,住宿在港鐵炮台山站的「港島海逸君綽酒店」三十五樓海景套房,每早搭港鐵十分鐘經過二站前往太古站的太古城中心的十四樓香港辦公室,一進門就是絕美的海景讓人心曠神怡。但是回到正題這週主要學習「安裝與設定流程的訓練課程」,課程主軸在於如何操作公司內部的文件產生系統,因此我們要先確定能夠登入文件產生系統,接著老師開始介紹文件產生系統的基本概念,當然文件產生系統目前尚未完善,所以需要我們的回饋讓其越來越完整。

接著有關亞太區平台架構和部署流程的目標為何呢?主要有下面十項重點,分別為:

  1. 建立標準
  2. 資源分享
  3. 減少訓練
  4. 減少重工
  5. 增加收益
  6. 協同合作
  7. 估計精確和監控流程
  8. 減少準備時間
  9. 減少地安裝時間
  10. 一致客戶經驗

再來什麼事情會影響安裝與設定流程是否成功呢?主要有下面十項重點,分別為:

  1. 客戶需求
  2. 架構設計
  3. 軟體設定
  4. 硬體配置
  5. 安裝技能
  6. 前置作業工作坊
  7. 官方和非官方支援
  8. 狀態更新文件
  9. 安裝與設定文件
  10. 簽署文件

此外為了有效確保安裝與設定流程成功,並且維持高品質,所以我們將會需要有完善的管理流程和系統,這流程主要由一開始的售前顧問先確認解決方案架構和評估系統硬體大小,並且透過文件產生系統產生有關合約價格請求 (Contracts Pricing Request,CPR) 的文件,必須先確認合約價格請求才能決定安裝的預算。接著我們會根據合約價格請求準備初始化評估的架構和安裝文件,其中可以透過文件產生系統產生安裝與設定流程的初始化評估文件,以利專案經理準備工作說明書 (Statement of Work,SOW) 的文件。再來架構師主要會根據合約價格請求、評估系統硬體大小文件和效能評估文件透過文件產生系統產生設計文件,此時設計文件中的架構需要由資深前輩進行審核和確認,以利產生被允許的設計文件。

最後安裝者需要根據工作說明書和被允許的設計文件評估安裝可行性,並且適當調整工作說明書的安裝估計範圍,待確認之後則會產生安裝檔案、內部測試安裝、新增專案至文件管理系統。其中產生安裝檔案主要包括規劃檔和安裝檔,內部測試安裝可視情況進行選擇,至於新增專案至文件管理系統則會產生安裝套件和安裝檢查表,請注意在安裝與設定之後,建議針對安裝與設計安排前置作業工作坊。待確認之後安裝者就能夠前往安裝與設定,同時更新每日狀態,並且更新至文件產生系統中對應的專案中,以利產生最終安裝與設定文件,並且由內部審核與確認之後,就能將安裝與設定文件交付給客戶和技術支援。

關鍵角色 提供文件 參考文件
售前顧問 合約價格請求文件、評估系統硬體大小文件 客戶需求訪談文件
專案經理 工作說明書 合約價格請求
架構師 被允許的設計文件 合約價格請求文件、評估系統硬體大小文件
安裝者 安裝與設定文件 工作說明書、被允許的設計文件

因此任何角色皆能夠透過文件產生系統協助建立必要文件,其中我們主要會先透過文件產生系統建立專案,並且針對專案設定下述八個關鍵內容,分別為:

  1. 基本資訊
  2. 產品資訊
  3. 存取方式
  4. 中繼資料連接
  5. 安裝檔
  6. 附加資訊
  7. 安裝部署精靈
  8. 環境資訊

同時我們針對專案還會設定機器規格、部署資訊、帳號資訊、連接埠資訊、…等資訊以利自動產生下述六個文件,分別為:

  1. 評估文件
  2. 連接埠文件
  3. 前置作業工作坊文件
  4. 前置作業檢查表文件
  5. 每日狀態文件
  6. 安裝報告文件

至於設計文件則是需要透過文件產生系統建立設計,並且關聯專案,請注意一個設計可以關聯多個專案,當我們建立設計且關聯專案完成之後,就能夠下載設計文件,設計文件中有六個重要的內容,分別為:

  1. 基本介紹 (方法和範圍)
  2. 軟體資訊 (產品和授權)
  3. 部署細節 (軟體和硬體)
  4. 備份復原 (目錄和工具)
  5. 安裝設定 (方法和摘要)
  6. 前置作業檢核表

總結文件產生系統的優點我個人認為有三項,分別為重複使用、評估監控和協同管理,我們能夠針對每次的安裝與設定建立專案,以利重複使用,並且針對專案自動產生評估文件,以利評估監控,同時文件產生系統提供專案與設計統一管理的平台,以利我們未來能夠有機會統一標準跨國合作。

註:今天值得反覆且深入思考的問題,主要有五個問題,分別為:

  1. 什麼文件是我們在安裝之前需要閱讀?
  2. 什麼文件是我們開始安裝時需要閱讀?
  3. 什麼文件是我們需要在安裝之前與客戶確認?
  4. 什麼會議是我們需要在安裝之前與客戶討論?
  5. 什麼事情是我們每天完成安裝需要進行處理?

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