雲端服務 Microsoft Planner (1)

教學目標

初步了解 Microsoft Planner 雲端服務基本概念。

重點概念

首先在企業中不論任何工作皆會需要建立工作相關計劃、針對不同工作成立小組、指派工作給特定人員和更新工作的狀態,此時我們可以透過 Microsoft Planner 雲端服務中的簡單步驟完成此需求。

接著當我們開始使用 Microsoft Planner 雲端服務時,主要有三個步驟,分別為:

  1. 登入帳號和建立計劃。
  2. 新增工作和指派給特定人員。
  3. 將工作分成不同階段和更新狀態。

再來當我們開始規劃工作時,每項工作皆會有一份需要追蹤的清單,此時我們就能夠新增工作的檢查清單,以及附加檔案、相片或連結至工作,以利我們隨時了解待辦事項清單的狀況。同時我們也可以透過訂閱功能取得有關工作和計劃變的電子郵件。此外每項工作最好有開始日期和結束日期,同時設定及更新工作進度為尚未開始、進行中和已完成三種狀態,若是工作逾期,則會以紅色顯示到期日。

最後當我們在進行工作的過程中時將能夠檢視計劃的進度,透過圖表的方式查看哪些工作落後、哪些人的工作量過高。此外我們還能夠隨時隨地透過 iPhone 或 Android 手機下載 Planner App 掌握計劃的最新資訊。

總結 Microsoft Planner 雲端服務能夠讓組織團隊的工作以視覺化的方式呈現,其本質就是看板管理,雖然功能看似接近完整,但還是有些限制,個人認為主要有三個限制影響導入使用的意願,分別為:

  1. 沒有日曆檢視的功能。
  2. 沒有訪客存取的功能。
  3. 沒有工作通知的功能。

其中日曆檢視和訪客存取的功能皆會在 2017 年 11 月釋出此功能,那時我們將能夠試著評估導入 Microsoft Planner 至企業中針對不同工作成立小組、指派工作給特定人員和更新工作的狀態的可行性。

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