解決問題 Outlook (1)

教學目標

初步了解 Outlook App 的基本操作與應用,以利解決出門在外無法立即得知重要資訊和回覆的問題。

重點概念

首先美國管理學大師史蒂芬·柯維曾在書中提出四個象限的時間管理法。其中縱軸為重要程度,橫軸為緊急程度,因此四個象限分別為:

  1. 第一象限:重要又緊急
  2. 第二象限:重要但不緊急
  3. 第三象限:不重要且不緊急
  4. 第四象限:不重要但緊急

此時我們應該把時間花在重要的事情上,同時降低不重要事情的時間,但是重要又緊急的事情通常是由重要又不緊急的事情變成,主要原因就是拖延,因此我們應該要避免拖延而導致重要又緊急的事情經常發生。

接著我們工作最常使用電子郵件傳遞重要的事情,至於緊急的事情則會透過通訊軟體直接溝通,然而企業內部的電子郵件要如何隨時掌握呢?此時我們可以下載 iOS 版和 Android 版的 Outlook 應用程式至手機上,以利隨時掌握最新的資訊,主要包括電子郵件、行事曆、連絡人和檔案。其中當我們閱讀電子郵件之後,針對不重要的事情則能夠透過手勢針向右撥動進行封存郵件,針對重要的事情向左撥動就能夠進行排程,依照緊急程度設定不同的排程時間進行提醒。

再來我們可以透過行事曆的功能瀏覽當天或三天之內的行程,以利充份利用三天之內的空閒時間處理重要且緊急的事情,同時訊速排定我們的時間表。此外若有安排人員的時間,則可以透過新增事件的方式寄出會議邀請的時間,並且設定相關人員和地點,讓相關人員直接加入事件至其行事曆中。除此之外我們可能私人生活會透過 Google 或 Facebook 安排行程,此時就能夠透過 Outlook 應用程式直接集中管理行事曆,非常方便且實用,以利更有效率的安排時間。

最後我們可以透過搜尋的功能快速搜尋相關電子郵件的內容和檔案,以利在最短的時間內回覆重要的電子郵件,避免重要的事情從不緊急變成緊急。此外 Outlook 應用程式的通知功能讓我們能夠隨時隨地在第一時間掌握最新的資訊。

總結 iOS 版和 Android 版的 Outlook 應用程式能夠讓我們隨時隨地的存取電子郵件和行事曆,解決出門在外無法立即得知重要資訊和回覆的問題,以利掌握最新的資訊,當我們了解充份的資訊時,就能夠立即處理重要的事情,以利降低重要且緊急的事情發生機率,更有效率的進行時間管理。

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