專案管理 Kanban (2)

基本介紹

教學目標

初步了解看板方法的回顧會議之概念。

重點概念

(註: 以下內容主要純屬銀行資訊人員工作經驗分享,並非標準流程。)

在組織內運行看板方法時每個月最好有至少一次回顧會議,類似於 Scrum 中的短衝回顧檢討會議,請參考 Scrum 指南,主要目的為:

  • 檢驗這個月內有關於人員,工作關係,流程,和工具的情況如何。
  • 找出並加以排列做的很好的主要任務們和具有潛力改善的任務們。
  • 制定一個計劃讓團隊的最佳工作方式得以改善。

一開始我們會在看板挑一張準備分享的便利貼 (最有意義的任務) ,並且自己給予評價分數 ( A+、A、B+、B、C ),並且填下以下相關事項。

  • 基本簡介
    • 任務摘要
    • 負責人
    • 評價分數
    • 花費時間
    • 提升效益
    • 感謝何人
  • 執行情況
  • 面臨問題
  • 檢討建議

接著在開始回顧會議之前,我們團隊組長會邀請部門科長、部門協理和敏捷顧問一同參與,並且在現場白板上將每個人的便利貼按照評價分數進行分類,等待會議開始,再來就由團隊組長說明此次開會目的,以及逐一請團隊成員上台分享這個月最有意義的任務,內容包括任務摘要、負責人、評價分數、提升效益、執行情況、面臨問題、檢討建議、感謝何人。此時過程中會由團隊組長將改善建議填寫至便利貼中,每個任務可以有多個改善建議。

當每個團隊成員包括團隊組長都分享完之後,團隊組長就會將改善建議貼至白板中,接著大致說明之後,再請團隊成員個別進行投票,選出得票數最高的改善建議保留下來貼回至看板中時刻提醒團隊們注意該改善建議,例如:SQL 效能優化、SOP 文件準備、簡化工作、…… 等。

此外團隊成員會再依據 Scrum 五大價值觀,分別為承諾、專注、開放、尊重和勇氣,填寫至少兩張好或不好的事項,貼至白板中,接著再由團隊組長將所有事項進行分類,並且大致說明之後,再請團隊成員個別進行投票。再來我們會針對不好的事項,找到最能解決與控管的利害關係人,並且將此次回顧會議的記錄文件複本給提供參考。

最後由敏捷顧問進行評論,指導我們該如何進行改善,以及協助後續與利害關係人的溝通。總結來說,看板方法除了每日的站立會議之外,每月的回顧會議更能夠讓我們更專注於維護和開發的任務中,過程中尊重每個人的意思、開放心胸進行學習、勇氣挑戰優化任務、並且在承諾的時間內完成任務的交付。

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